Sachbearbeiter/in Sekretariat & IT Koordination 50-60%

Kanton Zürich

Direktion der Justiz und des Innern

Kantonale Opferhilfestelle

Kantonale Opferhilfestelle

Zürich

per sofort oder nach Vereinbarung

• Du bist die erste Anlaufstelle für das Team bei Fragen und Problemen rund um unsere Fachapplikationen und übernimmst die Rolle als Super User/in.
• Du eröffnest Support-Tickets, überwachst deren Bearbeitung und koordinierst die Anliegen mit unserem IT-Dienstleister Digisol.
• Du fungierst als Bindeglied zwischen unserem Team und Digisol und stellst eine zielgerichtete Kommunikation sicher.
• Du unterstützt bei Bedarf im First Level Support für das Extranet.
• Du übernimmst die Stellvertretung für die Betreuung unseres Tools für das Veranstaltungsmanagement sowie unserer Website.
• Du unterstützt das Team bei der Einführung neuer Prozesse und Systeme und wirkst aktiv in IT-Projekten mit
• Du organisierst zusammen mit deinen zwei Kolleginnen das Sekretariat und stellst einen effizienten und professionellen Ablauf der administrativen Aufgaben sicher.
• Du führst die Geschäftskontrolle und sorgst für eine zuverlässige Erfassung und Nachverfolgung der Geschäfte.
• Du bearbeitest den Posteingang und Postversand, organisierst den Aktenbeizug und kümmerst dich um die Rücksendung und Archivierung von Akten.
• Du erledigst administrative Arbeiten im Zusammenhang mit Rechtskraftabklärungen, Aktenverzeichnissen und Fallabschlüssen.
• Du bereitest Auszahlungen im Rahmen von Opferhilfeverfahren vor und übernimmst die Kontierung allgemeiner Rechnungen.
• Du nimmst Telefonanrufe entgegen, leitest diese weiter und beantwortest einfachere Anfragen selbstständig.
• Du organisierst Termine, Sitzungen und Veranstaltungen und führst die Teamagenda und protokollierst Sitzungen.

• Du verfügst über eine kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst Erfahrung in der Sekretariatsführung und in der administrativen Unterstützung eines Teams mit.
• Du hast eine hohe IT-Affinität und interessierst dich für digitale Anwendungen, Systeme und Prozesse.
• Du bist versiert im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und findest dich rasch in neuen Fachapplikationen zurecht.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert, sorgfältig und dienstleistungsorientiert.
• Du bist kommunikativ, lösungsorientiert und hast Freude daran, unterschiedliche Anspruchsgruppen zu unterstützen.
• Du behältst auch in hektischen Situationen den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten.
• Du bist teamorientiert, flexibel und packst gerne mit an.
• Du bringst idealerweise Erfahrung im Projektumfeld oder in der Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern mit.

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen.
• Eine zentrale Rolle als organisatorische und digitale Drehscheibe unseres Teams.
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Abläufe aktiv mitzugestalten.
• Ein kollegiales Team, das deine Unterstützung schätzt.
• Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld, in dem Administration, IT und Organisation Hand in Hand gehen.

Lunch-Check

ein vielfältiges Verpflegungsangebot dank Lunch-Check

Sinnstiftende Arbeit

sinnstiftende Arbeit mit echtem Mehrwert für die Gesellschaft

Gestaltungsspielraum

Raum für eigene Ideen und aktive Mitgestaltung

Gute Sozialleistungen (PK)

eine attraktive Pensionskasse mit vielen Möglichkeiten

Arbeitsort Nähe Bahnhof

eine zentrale Lage mit guter ÖV-Anbindung

• Vorselektion
• Erstgespräch
• Online Assessment
• Zweitgespräch inkl. Kennenlernen des Teams & Praxiseinblick
• Finaler Entscheid

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