Sachbearbeiter:in Administration & Personal 60–100 %

Du hast Pfiff, ein Herz für Menschen und behältst auch in einem abwechslungsreichen Alltag den Überblick? Werde Teil unserer jungen, aufgestellten und professionellen Crew.
Per sofort oder nach Vereinbarung suchen wir dich (m/w/d) als gute Seele unseres Büros!

Bei dir laufen die Fäden zusammen. Als Allrounder:in bringst du dein Organisationstalent und dein Gespür für Menschen in Administration, Personal und Büroalltag ein. Du hältst der Geschäftsleitung den Rücken frei, sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Kunden und Partner bei uns willkommen fühlen, und bist die erste Person, an die alle denken, wenn es heisst: «Wer weiss das?»

Das ist dein Kern (ab 60 %):

• Du bist Dreh- und Angelpunkt im Office: Empfang, Telefon, Post, Material und alles, was ein Büro am Laufen hält.
• Du unterstützt die Geschäftsleitung als rechte Hand: Termine, Korrespondenz, Sitzungen vor- und nachbereiten, Unterlagen aufbereiten.
• Du unterstützt bei der Rekrutierung und Anstellung neuer Mitarbeitenden
• Du führst Verträge, Personaldossiers und Absenzen und koordinierst Unfall- und Krankheitsfälle mit Versicherungen.
• Du bist Ansprechperson für unseren externen Payroll-Partner und lieferst ihm die richtigen Daten zur richtigen Zeit.
• Du planst Team-Events und Lunch & Learns, bei denen alle gerne dabei sind. Auch Firmenanlässe mitzuorganisieren macht dir grosse Freude
• Du koordinierst und begleitest den Mitarbeiteraustritt

Je nach Pensum wird es noch bunter:

• Du packst im Marketing mit an: Kundenevents, Messen und Webinare organisieren und vor Ort präsent sein.
• Du bringst eigene Ideen ein, wie wir als Arbeitgeberin und Gastgeberin noch besser werden.
• Du übernimmst Verantwortung, hinterfragst bestehende Abläufe und entwickelst sie weiter.

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung.
• Eine Weiterbildung (z. B. HR, Direktionsassistenz, Eventmanagement) ist ein Plus, aber kein Muss.
• Einige Jahre Berufserfahrung im Office, Backoffice oder in der Assistenz, idealerweise in einem KMU.
• Erste Erfahrung in HR-Administration und Grundkenntnisse im Schweizer Arbeitsrecht und in den Sozialversicherungen.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Lust, Neues auszuprobieren. Kenntnisse in Proffix und RTM von Vorteil.
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift, gutes Englisch

Deine Person

• Du hast Pfiff und Ausstrahlung: freundlich, zuvorkommend und präsent. Ob am Empfang, am Telefon oder am Kundenevent.
• Menschen fühlen sich bei dir gut aufgehoben, und du weisst, wann Herzlichkeit und wann Diskretion gefragt ist.
• Du behältst auch dann den Überblick, wenn fünf Dinge gleichzeitig brennen.
• Du packst an, bevor jemand fragt, und arbeitest gerne selbständig und strukturiert.
• Du kannst dich mit unseren Core Values identifizieren und lebst sie im Alltag.
• Du hast Freude daran, ein Team zusammenzuhalten und eine Kultur mitzuprägen.

• Tolle Kunden mit spannenden Persönlichkeiten aus verschiedenen Industrien
• Flexible Arbeitszeiten
• Badi-Pässe für Stadt Zürcher Schwimmbäder
• Offene Unternehmenskultur mit Spass bei der Arbeit
• Helles und modernes Büro
• Arbeitsort, 10min vom Bhf Zürich-Hardbrücke entfernt
• Viele Verpflegungsmöglichkeiten in der näheren Umgebung
• Kostenlose Getränke und Snacks im Office verfügbar
• Regelmässige Team-Events und Lunch & Learns mit offeriertem Mittagessen
• Möglichkeit zur Selbstverwirklichung sowie Unterstützung bei Aus- und Weiterbildungen
• Möglichkeit für eine Beteiligung am Unternehmen

Die Open Circle AG akzeptiert keine unaufgeforderte Unterstützung von Headhuntern und Personalberatern für unsere Karriere-Opportunitäten. Alle Bewerbungsdossiers, die von externen Personaldienstleistern an die Open Circle AG oder ihre Mitarbeiter übermittelt werden, ohne dass eine gültige schriftliche Vereinbarung für eine Personalsuche besteht, gelten als alleiniges Eigentum unseres Unternehmens. Für den Fall, dass von einer Agentur vorgestellte Kandidaten in unser Unternehmen eingestellt werden und keine vorgängige Vereinbarung besteht, werden keine Gebühren bezahlt.