Events Coordinator

Fondée en 1927, SICPA est une entreprise technologique privée suisse qui contribue à une gouvernance efficace et à la prospérité durable des nations.

SICPA joue un rôle essentiel dans la préservation de la souveraineté des États en leur permettant de protéger leurs citoyens, leurs actifs stratégiques et leurs économies. Reconnue pour sécuriser la majorité des billets de banque dans le monde, l’entreprise est présente sur les cinq continents.

Aujourd’hui, sa plateforme dédiée à la souveraineté propose des solutions intégrées visant à sécuriser la mobilisation des recettes publiques, la gestion des ressources naturelles, la protection de la santé, l’authentification des marques, ainsi que la souveraineté numérique et les services publics sécurisés.

Rôle

• Planifier, coordonner et exécuter les événements internes et externes de bout en bout, de la phase de préparation au bilan post-événement.
• Gérer les listes d'invités, les invitations, les confirmations de participation, les relances et le suivi des inscriptions.
• Préparer et diffuser les communications relatives aux événements en coordination avec les différentes parties prenantes.
• Organiser l'ensemble des aspects logistiques liés aux événements : réservation des salles, restauration, hébergement, transport, matériel audiovisuel, signalétique et supports événementiels.
• Assurer une présence opérationnelle sur site et coordonner le bon déroulement des événements le jour J.
• Collaborer étroitement avec les équipes internes afin d'assurer la cohérence des contenus et des messages délivrés lors des événements.
• Superviser les agences événementielles, fournisseurs et prestataires et garantir la qualité des prestations fournies.
• Développer et entretenir les relations avec les hôtels, centres de conférence et autres lieux d'accueil.
• Gérer les contrats, commandes, bons de commande, factures et autres documents administratifs liés aux événements.
• Assurer le suivi budgétaire des projets événementiels et le traitement des dépenses via SAP, dans le respect des procédures internes.
• Identifier de manière proactive les risques et problématiques opérationnelles, proposer des solutions et assurer un reporting régulier sur l'avancement des projets.
• Participer à l'évaluation des événements et à la mise en place d'actions d'amélioration continue.
• Assurer la suppléance du Responsable Protocol & Events en son absence et garantir la continuité des activités relevant de son périmètre.

Profil 

• Formation supérieure en événementiel, communication, marketing, hôtellerie ou domaine équivalent.
• Expérience confirmée dans la coordination et l'organisation d'événements d'entreprise.
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion simultanée de plusieurs projets.
• Approche très opérationnelle, pragmatique et orientée solutions.
• Expérience dans la gestion de prestataires, agences et partenaires externes.
• Bonne maîtrise du suivi budgétaire et des processus administratifs.
• Connaissance de SAP ou d'un autre ERP constitue un atout.
• Excellentes compétences relationnelles et de communication.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec des équipes multidisciplinaires et internationales.
• Disponibilité pour des déplacements ponctuels et pour intervenir lors d'événements en dehors des horaires habituels si nécessaire.
• Maîtrise du français et de l'anglais, toute autre langue constituant un atout.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Rejoignez un leader mondial des technologies de confiance et contribuez à une mission porteuse de sens.
• Évoluez au cœur stratégique d’une entreprise solide financièrement et résolument tournée vers l’innovation.
• Collaborez avec des experts de haut niveau et participez à des projets internationaux à fort impact.
• Travaillez dans un environnement multiculturel, fondé sur l’intégrité, où l’autonomie, la prise d’initiative et le sens des responsabilités sont pleinement encouragés.